Wie funktioniert der Thekenbetrieb?

Was zum Thekenbetrieb gehört

• Der Tab „Theke“ in der WebApp oder App (am Rechner der Menüpunkt „Theke“): Er erscheint bei allen, die auf alle Konten buchen oder kassieren dürfen, und bündelt „Theke“ (Bestellungen vom Tisch), „Runde teilen“, „Kasse & Z-Bon“ und – mit dem Recht dazu – „Storno & Abrechnung“. Am Rechner stehen sie als Reiter nebeneinander.
• Das Kiosk-Tablet: Es zeigt alle Konten der Liste, Mitglieder tippen auf ihr Konto, geben ihre PIN ein und buchen selbst.
• Die Einstellungen in der Verwaltung unter /admin: Links die Liste wählen, dann „Betrieb“ mit „Kasse & Z-Bon“, „QR-Bestellung“ und „Kiosk“. Aus der WebApp am Rechner kommen Sie über „Verwaltung ↗“ oben rechts dorthin und mit „Zur WebApp ↗“ wieder zurück.
• Schichten im eigentlichen Sinn gibt es nicht: Eine Kassensitzung läuft vom Öffnen mit Wechselgeld bis zum Abschluss mit Z-Bon.

Dem Thekenpersonal Rollen geben

1. Öffnen Sie /admin, wählen Sie den Verein und gehen Sie zu „Mitglieder & Rollen“.
2. Legen Sie einen Zugang an: E-Mail-Adresse eintragen, unter „Bereich“ die Liste wählen.
3. Wählen Sie unter „Rolle“ „Barkeeper (alle Konten)“ für Leute, die nur ausschenken und buchen, oder „Kassierer“ für Leute, die auch Geld annehmen.
4. Für Aushilfen, etwa beim Fest, setzen Sie „Gültig ab“ und „Gültig bis“ – außerhalb dieses Zeitraums hat der Zugang keine Rechte. Rolle und „Gültig bis“ ändern Sie nur hier in der Verwaltung; im Admin-Bereich der WebApp oder App laden Sie unter „Mitglieder & Rollen“ nur ein oder entfernen Zugänge.

Was Barkeeper und Kassierer dürfen

• Barkeeper buchen auf jedes Konto der Liste, übernehmen und liefern Bestellungen vom Tisch aus und verteilen mit „Runde teilen“ eine Runde auf mehrere Konten. Geld annehmen dürfen sie nicht. Mit „Gleichmäßig nach Betrag“ zahlt jedes Konto denselben Anteil – auch bei weniger Stück als Konten, etwa 1 Kiste für 5 Spieler; das Lager zählt die Kiste nur einmal.
• Kassierer dürfen alles, was Barkeeper dürfen, und zusätzlich die Kasse führen, Barverkäufe kassieren und offene Beträge von Mitgliedern kassieren.
• Offene Beträge kassieren: Konto wählen, auf „Kassieren“ tippen, Zahlweg „Bar“ wählen und bestätigen – der Kontostand wird sofort ausgeglichen.
• Wer kein eigenes Login hat, kann trotzdem kassieren: In /admin unter „Journale & Konten“ → „Konten“ am Konto „Verwaltungskonto“ ankreuzen. Mit diesem Konto und seiner PIN angemeldet, hat es die Rechte eines Kassierers.
• Kassierer sehen außerdem die Berichte der Liste – Buchungen, Kontostände und Umsatz als PDF, Excel oder CSV: in der WebApp oder App unter „Einstellungen“ → „Admin-Bereich“ → „Berichte & Export“ (am Rechner Menüpunkt „Admin-Bereich“, Gruppe „Journale & Berichte“) und in /admin unter „Journale & Konten“ → „Berichte & Export“. In der Verwaltung melden sich Kassierer mit ihrem eigenen Login an und sehen dort nur ihre Listen.

Ein Tablet als Kiosk einrichten

1. Öffnen Sie in /admin die Liste und gehen Sie zu „Betrieb“ → „Kiosk“. Eingerichtet wird der Kiosk nur hier in der Verwaltung; im Admin-Bereich der WebApp oder App wird er nur gestartet.
2. Tragen Sie unter „Neue Kiosk-PIN (4–8 Ziffern)“ eine PIN ein und klicken Sie auf „Kiosk-PIN speichern“. Die PIN darf nicht mit 0 beginnen; nur mit ihr lässt sich der Kiosk am Tablet wieder beenden.
3. Wählen Sie bei „Automatisch zurück nach“, wann das Tablet nach dem Buchen zur Kontoübersicht zurückkehrt (1, 2, 5 oder 10 Minuten).
4. Melden Sie sich auf dem Tablet in der WebApp oder App mit E-Mail-Adresse und Passwort als Inhaber oder Verwalter an und tippen Sie auf „Einstellungen“ → „Admin-Bereich“ → „Kiosk“ → „Dieses Gerät als Kiosk starten“. Ihre Anmeldung auf dem Tablet wird dabei beendet.
5. Das Tablet steht danach in /admin unter „Kiosk“ in der Geräteliste. Geht es verloren, sperren Sie es dort mit „Gerät sperren“.

Kontenanzeige, Anmeldung und WebApp am Kiosk

• „Kontenanzeige am Kiosk“ in /admin unter „Betrieb“ → „Kiosk“: „Kacheln“ (Standard) oder „Liste (alphabetisch)“ – eine Zeile je Konto, sortiert nach dem angezeigten Namen (Rufname, sonst Name). Ab 25 Konten springt eine A–Z-Leiste am Rand zum Buchstaben, die Suche bleibt. Die Wahl kommt ohne Neustart am Tablet an.
• Den Kiosk startet nur, wer mit E-Mail-Adresse und Passwort angemeldet ist – als Inhaber oder Verwalter der Liste. Wer mit einem Kassen- oder PIN-Konto angemeldet ist, sieht im Admin-Bereich statt „Kiosk“ einen Hinweis: abmelden, mit E-Mail anmelden, dann „Admin-Bereich“ → „Kiosk“.
• Beim Starten ist „Von der Verwaltung abmelden“ angehakt – lassen Sie das so: Sonst käme in die Verwaltung, wer die Kiosk-PIN errät.
• Der Kiosk läuft auch in der WebApp im Browser, etwa auf einem älteren iPad ab iPadOS 15.4, das die App aus dem App Store nicht mehr bekommt: WebApp über „Teilen“ → „Zum Home-Bildschirm“ ablegen, von dort den Kiosk starten und das iPad mit dem „Geführten Zugriff“ von iOS im Kiosk festhalten. Schritt für Schritt steht das in der Anleitung „Ältere iPads und iPhones“.

So bucht ein Mitglied am Kiosk

1. Das Mitglied tippt auf dem Tablet auf sein Konto und gibt seine PIN ein. Konten mit dem Haken „Ohne PIN“ brauchen keine. In welcher Reihenfolge die Konten stehen – am Kiosk, an der Theke, in der Kontenauswahl, bei „Runde teilen“, unter „Konten“ und beim Check-in –, legt die „Sortierung der Konten“ fest: „Rufname (sonst Name)“ (Standard), „Name wie eingetragen“ oder „Nachname (letztes Wort des Namens)“; bei „von …“ oder Doppelnamen ohne Bindestrich kann das abweichen. Einstellen in der Verwaltung unter „Journale & Konten“ → „Konten“ oben rechts oder im Admin-Bereich unter „Konten“ (am Rechner über der Tabelle, mobil unter der Kontenliste).
2. Es wählt die Artikel und bucht.
3. Danach kehrt das Tablet automatisch zur Kontoübersicht zurück. Beendet wird der Kiosk mit „Kiosk beenden“ und der Kiosk-PIN.

Profilbilder am Kiosk

• Jedes Konto kann ein Profilbild haben – auch Konten nur mit PIN. Mitglieder laden es selbst in ihren Kontoeinstellungen hoch: „Profilbild“ → „Foto aufnehmen oder wählen“.
• Die Verwaltung lädt für andere hoch – in /admin über das Personen-Symbol in der Zeile des Kontos, im Admin-Bereich der WebApp oder App im Formular des Kontos – und nur mit dem Haken „Die Person ist mit dem Profilbild einverstanden.“ Entfernen darf die Verwaltung ein Bild jederzeit.
• Am Kiosk erscheinen die Fotos auf den Kontokacheln, so findet man sich schneller als über den Namen; auch beim Runde teilen und in der Bestenliste (nur mit Einwilligung). Ohne Foto stehen die Initialen in einer festen Farbe. Abschalten lässt sich das in den Kiosk-Einstellungen mit „Profilbilder auf den Kontokacheln“.
• Wird ein Konto archiviert oder ein Zugang gelöscht, wird das Profilbild mit gelöscht.

Runde teilen am Kiosk

1. Setzen Sie in /admin unter „Betrieb“ → „Kiosk“ den Haken „Runde teilen am Kiosk“. Ab Werk ist das aus; der Schalter steht nur in der Verwaltung.
2. Ein Mitglied meldet sich am Tablet an und legt die Runde in den Warenkorb. Unten erscheint neben „Jetzt buchen“ der Knopf „Runde teilen“.
3. Es tippt die Konten der Mitzahler an – sortiert wie die Kontenauswahl, mit Suche; das eigene Konto ist immer dabei. „Weiter“ zeigt den Anteil je Konto: gleichmäßig, Rest-Cent an die ersten Konten, und auch bei weniger Stück als Personen zahlt jeder denselben Anteil.
4. Mit „Jetzt bestätigen“ erscheint jeder Mitzahler nacheinander groß mit seinem Anteil und gibt seine eigene PIN ein. Ist „Ohne PIN buchen“ eingeschaltet oder braucht das Konto keine PIN, genügt „Ich bin dabei“. Wer nicht mitzahlt, wird mit „Aus der Runde nehmen“ herausgenommen; dann ändern sich die Anteile und alle bestätigen neu.
5. Haben alle bestätigt, wird die Runde gebucht – auf alle Konten oder auf keins. Scheitert ein Konto, etwa am Kreditlimit oder am Jugendschutz, nennt das Tablet nur seinen Namen, nie einen Kontostand, und es wird nichts gebucht.
6. „Abbrechen“ geht jederzeit, der Warenkorb bleibt. Meldet sich der Kiosk automatisch ab, verfällt die angefangene Runde. Falsche PINs zählen wie beim Anmelden am Kiosk beim jeweiligen Konto.

Selbst buchen auf dem eigenen Smartphone

1. Dafür braucht ein Mitglied weder eine Rolle noch ein Tablet: Jedes Konto darf auf sich selbst buchen.
2. Mitglieds-Code und PIN finden Sie in /admin unter „Journale & Konten“ → „Konten“ mit „Code und PIN anzeigen“ in der Zeile des Kontos. Geben Sie beides dem Mitglied.
3. Das Mitglied öffnet die App auf seinem Smartphone, meldet sich mit „Mitglieds-Code“ und PIN an und bucht seine Getränke selbst.
4. Noch einfacher per QR-Code: In derselben Zeile „QR-Code zum Anmelden zeigen“ wählen. Das Mitglied tippt in der WebApp oder App beim Anmelden auf „QR-Code scannen“ und ist danach ohne PIN in seinem Konto angemeldet.
5. Typischer Fall: ein Handkiosk oder Getränkeschrank ohne Tablet und ohne Thekenpersonal – wer sich etwas nimmt, bucht es gleich selbst auf dem Handy.

Gäste zahlen bar am Kiosk

1. Voraussetzung ist der eingeschaltete Bar-Modus der Liste. Setzen Sie dann in /admin unter „Betrieb“ → „Kiosk“ den Haken „Gäste zahlen bar am Kiosk“. Der Schalter steht nur in der Verwaltung; „Kiosk“ im Admin-Bereich der WebApp oder App führt dorthin. Ab Werk ist das aus.
2. Auf dem Kiosk-Tablet erscheint über den Konten der große Knopf „Als Gast bar bezahlen“. Der Gast tippt seine Getränke an, korrigiert mit + und −, sieht die Summe und tippt auf „Bezahlen“.
3. Das Tablet zeigt „Bitte … in die Kasse legen“. Der Gast legt das Geld in die Kasse und tippt auf „Erledigt“. Erst dann wird gebucht – wie ein Barverkauf an der Kasse, mit Gastpreis, Lagerabzug und TSE-Beleg, wenn der Verein eine TSE hat.
4. Zum Schluss zeigt das Tablet einen QR-Code. Mit dem Handy gescannt, öffnet er den digitalen Beleg mit Positionen, Summe und Mehrwertsteuer, auch als PDF – 90 Tage lang. Danach kehrt das Tablet von selbst zum Start zurück.
5. Im Kassenbuch, auf dem Z-Bon und im Export stehen diese Verkäufe mit dem Kassierer „Kiosk (Gast)“. Ist eine Kassensitzung offen, zählen sie zu ihrem Soll-Bestand.
6. Vertippt? Auf dem Gast-Bildschirm unter „Storno“ wählt ein Verwalter den Verkauf und sein Verwaltungskonto und gibt seine PIN ein.
7. Wichtig: Das ist eine Vertrauenskasse – ob das Geld wirklich in der Kasse liegt, zeigt erst der Kassensturz. Je Einkauf gelten Obergrenzen (ab Werk 20 Artikel und 100 €). Belegpflicht und TSE klären Sie bitte mit Ihrem Steuerberater.

Bestellungen vom Tisch abarbeiten

1. Öffnen Sie in der WebApp oder App den Tab „Theke“ und dort „Theke“. Neue Bestellungen stehen oben mit Tisch, Name, Artikeln und Wartezeit.
2. Tippen Sie auf „Übernehmen“. Die Bestellung steht dann für alle sichtbar auf „In Arbeit“ mit Ihrem Namen.
3. Bestellung eines Mitglieds: Nach dem Servieren „Ausliefern · auf … buchen“ antippen – der Betrag geht auf das Konto des Mitglieds.
4. Bestellung eines Gastes: Nach dem Servieren „Bar kassiert“ oder „Karte“ antippen. Das dürfen nur Kassierer, Verwalter und Inhaber.
5. Geht etwas nicht, tippen Sie auf „Stornieren“ und geben einen Grund an. Nicht übernommene Bestellungen verfallen nach der Zeit, die in /admin unter „Betrieb“ → „QR-Bestellung“ eingestellt ist (5 bis 1440 Minuten).

Kasse öffnen, verkaufen, abschließen

1. Tab „Theke“ → „Kasse & Z-Bon“ → „Kassensitzung“: Tippen Sie auf „Kasse öffnen“ und geben Sie das Wechselgeld ein. Ab jetzt werden Barverkäufe und Bewegungen gezählt.
2. Barverkauf ohne Konto: Unter „Barverkauf“ Artikel antippen, dann „Bar kassieren“ oder „Karte“. Der Lagerbestand wird abgezogen.
3. Geld, das ohne Verkauf in die Kasse kommt oder sie verlässt – Einkauf, Trinkgeld, Entnahme –, erfassen Sie als „Ein- oder Ausgabe“.
4. Am Ende tippen Sie auf „Kasse schließen“ und tragen den gezählten Bestand ein. Weicht er vom Soll-Bestand ab, ist eine Notiz Pflicht.
5. Den Z-Bon als PDF finden Sie unter „Abgeschlossene Sitzungen“ in der WebApp oder App oder in /admin unter „Betrieb“ → „Kasse & Z-Bon“.

Bondrucker und Bestell-Anzeige

• Kassenbon automatisch: In /admin unter „Betrieb“ → „Bondrucker“ den Drucker bearbeiten und bei „Was druckt dieser Drucker?“ „Kassenbons (automatisch nach jedem Barverkauf)“ anhaken. Dann kommt nach jedem Barverkauf an der Kasse sofort ein Bon heraus.
• Z-Bon auf Papier: Mit „Z-Bon (beim Schließen der Kasse)“ druckt der Drucker den Z-Bon, sobald Sie die Kasse schließen. Nachdrucken können Sie ihn in /admin unter „Betrieb“ → „Kasse & Z-Bon“ mit dem Drucker-Symbol „Z-Bon drucken“ in der Zeile der Sitzung.
• Einen einzelnen Bon drucken Sie nachträglich in /admin unter „Journale & Konten“ → „Zahlungsjournal“ mit „Bon drucken“.
• Bestellungen vom Tisch: Mit „Bestellbons (neue Bestellungen aus der QR-Bestellung)“ druckt ein Drucker jede neue Bestellung – auf Wunsch nur bestimmte Produktgruppen, etwa Essen in der Küche und Getränke an der Theke.
• Statt Papier geht auch ein Bildschirm: In /admin unter „Betrieb“ → „Bestell-Anzeigen“ legen Sie mit „Bestell-Anzeige anlegen“ eine Anzeige für Theke oder Küche an und öffnen ihren Link am Tablet oder Fernseher. Dort tippt das Personal „In Arbeit“ und „Fertig“; ausgeliefert und kassiert wird weiter im Tab „Theke“.
• Was wo herauskommt, zeigt in /admin unter „Bondrucker“ die Übersicht „Druck-Routen“. Wie Sie den Drucker selbst einrichten, steht in der Anleitung zu den Bondruckern.

Pfand an Theke und Kasse

1. Ist Pfand eingeschaltet (/admin → „Sortiment & Lager“ → „Pfand“), zeigen Barverkauf, Kiosk und QR-Bestellung bei Artikeln mit Pfandsorte „zzgl. … Pfand“. Summe und Betrag am Kartenterminal enthalten das Pfand.
2. Leergut zurücknehmen: in der WebApp Reiter „Theke“ → „Pfandrückgabe“ (in der Kasse auch der Knopf „Pfandrückgabe“), dann je Pfandsorte die Menge wählen.
3. „Bar auszahlen“ zahlt den Betrag aus der offenen Kasse aus – mit eigenem Beleg, er mindert das Soll der Kassensitzung. Das geht nur mit Kassenrecht.
4. „Konto gutschreiben“ schreibt den Betrag einem Konto gut – das dürfen Barkeeper und Kassierer, nicht das Mitglied selbst und nicht der Kiosk.
5. Der Z-Bon weist „Pfand eingenommen“, „Pfand zurückgezahlt“ und „Pfand-Saldo“ aus. Die bisherige Kassenbewegung „Pfandrückgabe“ gibt es weiter und zählt dort mit.