Veranstaltungen und Gästeliste

So funktioniert eine Veranstaltung

• Jede Veranstaltung ist eine eigene Liste mit eigenen Konten und eigener Abrechnung. Die Gäste bekommen Gastkonten nur für diesen Anlass.
• Eine Stammliste – eine Dauerliste Ihrer Organisation – liefert Artikel, Kategorien und Preise. Sie werden beim Anlegen einmal kopiert.
• Die Veranstaltung hat Beginn und Ende. Sie öffnet zu Beginn automatisch und schließt nach dem Ende samt Nachlauf. Vor dem Öffnen und nach dem Schließen kann niemand buchen.
• Sie verwalten alles in /admin unter „Organisation“ → „Veranstaltungen“ oder in der WebApp oder App unter „Einstellungen“ → „Admin-Bereich“ → „Veranstaltungen“ (Gruppe „Betrieb“; am Rechner Menüpunkt „Admin-Bereich“).

Veranstaltung anlegen

1. Öffnen Sie /admin, wählen Sie links die Organisation und gehen Sie zu „Organisation“ → „Veranstaltungen“.
2. Klicken Sie auf „Event anlegen“ und tragen Sie Name, Beginn und Ende ein, auf Wunsch auch Ort und Beschreibung. Das Ende muss nach dem Beginn liegen.
3. Wählen Sie unter „Stammliste“ die Dauerliste, deren Artikel und Preise übernommen werden – oder „ohne Stammliste“, wenn Sie die Artikel selbst anlegen.
4. Setzen Sie das Häkchen bei „Preisregeln übernehmen“, wenn auch Happy Hour und die anderen Preisregeln der Stammliste gelten sollen. Ohne Häkchen hat die Veranstaltung keine Preisregeln.
5. Klicken Sie auf „Speichern“. Die Veranstaltung steht jetzt mit dem Status „geplant“ in der Tabelle. Ein Klick auf die Zeile zeigt Einlass, Einstellungen, Plakat-QR und Gästeliste.

Gäste eintragen

1. Einzeln: Klicken Sie über der Gästeliste auf „Gast hinzufügen“. Nur der Name ist Pflicht; E-Mail (für die Gästekarte), Geburtsdatum und Notiz sind freiwillig. Mit „Hinzufügen und weiter“ geht es gleich mit dem nächsten Gast weiter.
2. Viele auf einmal: Klicken Sie auf „Gäste importieren (CSV)“, fügen Sie eine Zeile je Gast ein – Name; E-Mail; Geburtsdatum; Notiz, getrennt durch Semikolon, Komma oder Tab – und klicken Sie auf „Importieren“. Höchstens 2000 Gäste je Import.
3. Das Geburtsdatum schreiben Sie als TT.MM.JJJJ oder JJJJ-MM-TT. Eine Kopfzeile, deren erste Spalte „Name“ heißt, wird übersprungen.
4. Mitglieder der Stammliste: Klicken Sie auf „Aus Mitgliedern übernehmen“, kreuzen Sie die Mitglieder an und klicken Sie auf „Übernehmen“. Name und Geburtsdatum werden kopiert, und die Veranstaltung erscheint in der WebApp oder App dieser Mitglieder.

Gästekarten und Plakat-QR

• „Gästekarten (PDF)“ erstellt einen Bogen zum Ausdrucken mit einer Karte und einem QR-Code je Gast.
• „Gästekarten per Mail“ schickt jedem Gast mit E-Mail-Adresse seine Karte.
• Mit dem Plakat-QR melden sich Gäste selbst an: Schalten Sie unter „Einstellungen“ die „Selbstregistrierung per Plakat-QR“ ein und hängen Sie den Code aus der Karte „Plakat-QR“ aus. Wer ihn scannt, bekommt ein Gastkonto und ist in der WebApp oder App gleich angemeldet.
• Mit „Höchstzahl Gäste (leer = unbegrenzt)“ begrenzen Sie die Anmeldungen. Ist die Zahl erreicht oder die Veranstaltung geschlossen, nimmt der Code keine Anmeldungen mehr an. „Neuen Code erzeugen“ ersetzt den ausgehängten Code.
• Ihr Vereinslogo steht auf den Gästekarten und im Event-Bericht, wenn es unter „Organisation“ → „Stammdaten“ bei „Logo“ hochgeladen und „Auf PDFs des Vereins oben rechts (Belege, Auszüge, Berichte)“ angehakt ist. Für den Plakat-QR gibt es kein PDF: Übernehmen Sie das Bild oder den Link aus der Karte „Plakat-QR“ in Ihr eigenes Plakat.

Einlass

1. In der WebApp oder App: „Einstellungen“ → „Admin-Bereich“ → „Veranstaltungen“, Veranstaltung wählen und unter „Einlass“ auf „QR-Code scannen“ tippen. Scannen Sie den QR-Code der Gästekarte oder den Mitglieds-QR.
2. In /admin oder mit einem Handscanner: Geben Sie den Code in das Feld „Code der Gästekarte“ ein und klicken Sie auf „Einchecken“. Den kurzen Code jedes Gastes zeigt die Spalte „Code“ der Gästeliste.
3. Der erste Scan checkt den Gast ein, jeder weitere meldet nur, dass er schon eingecheckt ist. Ist der Gast jünger als das Mindestalter der Liste, erscheint ein Hinweis zum Jugendschutz.
4. Versehentlich eingecheckt? In der Gästeliste auf „Check-in zurücknehmen“. Die Spalte „Eingecheckt“ der Übersicht zeigt, wie viele Gäste schon da sind.

Öffnen, schließen, archivieren

• Zu Beginn öffnet die Veranstaltung automatisch. Früher öffnen Sie mit „Jetzt öffnen“.
• Nach dem Ende bleibt sie so lange offen, wie unter „Nachlauf nach Ende (Minuten)“ eingestellt ist (Standard 120), und schließt dann. Früher schließen Sie mit „Event schließen“.
• Geschlossen heißt: Es wird nichts mehr gebucht, nur noch Korrekturen der Verwaltung. Mit „Wieder öffnen“ geht es weiter – danach schließt die Veranstaltung nur noch von Hand.
• Unter „Archivieren nach Schließen (Tage, 0 = nie)“ legen Sie fest, wann die Liste archiviert und damit schreibgeschützt wird (Standard 30 Tage).

Abschluss und Event-Bericht

1. Wählen Sie die Veranstaltung in der Tabelle und klicken Sie auf „Event-Bericht (PDF)“. Den Bericht gibt es jederzeit; gedacht ist er für den Abschluss.
2. Er enthält den Umsatz je Artikel (auch Barverkäufe), die Zahlungen je Zahlweg, die Kassensitzungen, Lagerbewegungen, Spenden und die offenen Salden der Gäste.
3. Die Spalte „Offen“ der Gästeliste zeigt, wer noch etwas schuldet. Rechnen Sie das mit den Gästen ab wie in jeder Liste – auf ein Konto in der Stammliste lässt es sich nicht übertragen.
4. Abrechnen: Wählen Sie in /admin links die Veranstaltungsliste, öffnen Sie „Journale & Konten“ → „Konten“ und rechnen Sie offene Beträge mit „Abrechnen“ oder „Ausgewählte abrechnen“ ab – das geht auch nach dem Schließen. Erledigen Sie es vor dem Archivieren; danach ist die Liste schreibgeschützt.