Zugang löschen und Verein archivieren

Drei Vorgänge, die leicht verwechselt werden

• Verein archivieren: schließt den ganzen Verein mit allen Listen und allen Konten. Darf nur der Inhaber.
• Zugang löschen: betrifft nur Ihre eigene Anmeldung – Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort. Jeder für sich selbst.
• Einzelnes Mitgliedskonto archivieren: schließt das Konto eines Mitglieds, der Verein bleibt bestehen. Das macht die Verwaltung.
• Archivieren löscht nichts: Buchungen, Abrechnungen, Kassenbuch und Rechnungen bleiben vollständig lesbar. Das Löschen des Zugangs entfernt dagegen Anmeldung und E-Mail-Adresse der Person; ihre Konten bleiben mit Namen und Buchungen in den Listen.

Die Reihenfolge

Solange Sie Inhaber eines Vereins sind, der nicht archiviert ist, lässt sich Ihr Zugang nicht löschen. Der Verein bliebe sonst ohne Verantwortlichen zurück. Sie haben zwei Wege: entweder Sie geben die Inhaberschaft an jemand anderen ab – dann bleibt der Verein bestehen und Sie löschen danach nur Ihren Zugang – oder Sie archivieren den Verein und löschen danach Ihren Zugang.

Archivierte Vereine zählen nicht mehr mit. Wer also seinen Verein archiviert hat, kann seinen Zugang anschließend löschen, ohne dass etwas übergeben werden muss.

Ihr eigener Zugang bleibt beim Archivieren des Vereins ausdrücklich bestehen – sonst könnten Sie den zweiten Schritt gar nicht mehr gehen. Ihn zu löschen ist ein eigener, bewusster Vorgang.

Inhaberschaft übergeben – Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie in der Verwaltung (/admin) „Organisation“ → „Stammdaten“. Dort steht der Abschnitt „Inhaber übertragen“ – er ist nur für den Inhaber sichtbar.
2. Klicken Sie auf „Inhaber übertragen“ und geben Sie die E-Mail-Adresse der neuen Inhaberin bzw. des neuen Inhabers ein, zum Beispiel das Postfach des Vereins. Die Person muss noch nicht Mitglied sein.
3. Lesen Sie die Bestätigung und klicken Sie auf „Übertragung senden“. Die Person bekommt eine E-Mail mit Link; er gilt sieben Tage und nur einmal. Bis zur Annahme ändert sich nichts, und Sie können die Übertragung jederzeit zurückziehen.
4. Die Person öffnet den Link, meldet sich mit genau dieser Adresse an – oder registriert sich damit, falls sie noch keinen Zugang hat – und klickt auf „Annehmen“. Mit einer anderen Adresse lässt sich nicht annehmen.
5. Ab der Annahme ist sie Inhaber und Sie sind Administrator: Sie behalten den Zugriff, Listen anlegen oder löschen und den Verein archivieren darf aber nur noch der neue Inhaber. Auch in allen Listen wird sie Inhaber, Sie werden dort Verwalter. Sie bekommen dazu eine Bestätigung per E-Mail. Mitgliedskonten bleiben unverändert; Rechnungen ohne eigene Rechnungsadresse gehen ab dann an den neuen Inhaber.
6. Wer schon so viele Vereine besitzt, wie sein Kontingent erlaubt, kann erst annehmen, wenn der Support das Kontingent erhöht hat. Möchten Sie den Verein danach ganz verlassen, kann der neue Inhaber Sie unter „Mitglieder & Rollen“ entfernen – oder Sie löschen Ihren Zugang wie unten beschrieben.

Was erfüllt sein muss, bevor der Verein archiviert werden kann

• Sie sind Inhaber des Vereins. Ein Administrator mit Verwaltungsrechten reicht nicht.
• Das Abo ist gekündigt. Es genügt, dass die Kündigung zum Ende der Laufzeit vorliegt – das Laufzeitende müssen Sie nicht abwarten. Gekündigt wird in der Verwaltung unter „Vertrag & Zahlungen“ → „Abo & Rechnungen“; der Eintrag „Abo & Rechnungen“ im Admin-Bereich der WebApp oder App führt dorthin.
• Alle Konten sind ausgeglichen, auf den Cent genau: keine offenen Schulden, kein Restguthaben. Schulden also einziehen, Guthaben auszahlen und abrechnen. Bereits archivierte Konten und Listen zählen nicht mehr mit.

Verein archivieren – Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie die Stelle, an der es steht – sie ist nur für den Inhaber sichtbar. In der Verwaltung (/admin): „Organisation“ → „Stammdaten“, ganz unten der rot umrandete Abschnitt. In der WebApp oder App führt „Einstellungen“ → „Admin-Bereich“ → „Stammdaten“ (Gruppe „Organisation“) dorthin, in der WebApp am Rechner der Menüpunkt „Admin-Bereich“ → „Stammdaten“ oder „Verwaltung ↗“ oben rechts.
2. Kündigen Sie zuerst das Abo, falls noch eines läuft, und rechnen Sie alle Konten ab. Beides wird geprüft.
3. Klicken Sie auf „Verein archivieren“. Es öffnet sich ein Feld mit einer Warnung und einer Eingabezeile.
4. Tippen Sie Ihre eigene E-Mail-Adresse ab, genau so, wie sie in Ihrem Zugang steht.
5. Klicken Sie auf „Bestätigungslink anfordern“. Wir schicken eine E-Mail an genau diese Adresse. Kommt nichts an, sehen Sie im Spam-Ordner nach.
6. Öffnen Sie den Link in der E-Mail. Er gilt zwei Stunden und nur ein einziges Mal. Der Link allein archiviert noch nichts – er zeigt nur eine Seite mit dem, was gleich passiert.
7. Lesen Sie die Seite und klicken Sie dort auf „Verein endgültig archivieren“. Erst dieser Klick archiviert den Verein. Ist der Link abgelaufen oder schon benutzt, fangen Sie einfach wieder bei Schritt 3 an.

Was das Archivieren mit dem Verein macht

• Der Verein, alle Listen und alle Konten werden auf archiviert gesetzt und gesperrt. Gebucht wird darauf nichts mehr.
• Alle laufenden Anmeldungen enden sofort, offene Einladungen und verbundene Geräte werden zurückgezogen.
• Der Verein zählt nicht mehr gegen Ihr Kontingent von drei Organisationen – Sie können also einen neuen anlegen.
• Die E-Mail-Adresse des Vereins für Rechnungen und die Adressen offener Einladungen werden freigegeben: Sie nehmen für den Verein keine Post mehr an und sind anderswo wieder verwendbar.
• Mitglieder, die in keinem anderen Verein mehr ein Konto oder eine Mitgliedschaft haben, verlieren ihre Anmeldung; ihre E-Mail-Adresse wird ebenfalls freigegeben. Wer noch woanders dabei ist, merkt nichts davon.
• Ihr eigener Zugang bleibt bestehen, und Sie bleiben angemeldet: in der WebApp und der App arbeiten Sie einfach weiter. Solange die Sitzung läuft, können Sie auch gleich einen neuen Verein anlegen. Melden Sie sich später neu an der Verwaltung an, finden Sie dort nur noch Ihren eigenen Zugang und die Hilfe – und den Knopf zum Löschen Ihres Zugangs.

Zugang löschen – Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie Ihre Zugangsdaten – auch ohne Verein führen alle drei Wege dorthin. In der WebApp oder App: „Einstellungen“ → „Zugang & Sicherheit“. In der WebApp am Rechner: die Seite „Konto“, beim Passwort ändern. In der Verwaltung (/admin): die Gruppe „Mein Zugang“ → „Mein Login“.
2. Prüfen Sie, ob Sie noch irgendwo Inhaber sind. Ist das so, bricht der Vorgang mit einem Hinweis ab – übergeben Sie den Verein dann an jemand anderen oder archivieren Sie ihn zuerst.
3. Klicken Sie auf „Zugang löschen“ und tippen Sie Ihre E-Mail-Adresse ab, genau so, wie sie in Ihrem Zugang steht.
4. Klicken Sie auf „Löschlink anfordern“. Wir schicken eine E-Mail an diese Adresse.
5. Öffnen Sie den Link in der E-Mail. Auch er gilt zwei Stunden und nur einmal, und auch er löscht noch nichts – er zeigt nur die Bestätigungsseite.
6. Klicken Sie auf der Seite auf „Zugang endgültig löschen“. Damit ist es getan.

Was beim Löschen des Zugangs geschieht

• Ihre E-Mail-Adresse wird überall entfernt – aus dem Zugang, aus Einladungen und Kontakten. Sie ist damit frei und kann für eine neue Anmeldung verwendet werden.
• Passwort, Anmeldungen über andere Anbieter und laufende Sitzungen werden entfernt, alle offenen Links und Einladungen verfallen.
• Ihre Mitgliedschaften und Rollen enden. Konten, die mit Ihnen verknüpft waren, werden vom Zugang gelöst: Sie bleiben mit Namen, Buchungen, Saldo und PIN in ihren Listen – als Konten ohne Anmeldung, die sich weiter mit Mitglieds-Code und PIN oder per QR-Code nutzen lassen. Ihr Profilbild wird gelöscht.
• Der Verein behält damit seine Kassenlage und kann diese Konten weiterführen, abrechnen oder archivieren.
• Ein Saldo verhindert das Löschen des eigenen Zugangs nicht – er bleibt auf dem Konto stehen. Klären Sie offene Beträge trotzdem vorher mit dem Verein.

Ein einzelnes Mitgliedskonto schließen

1. Öffnen Sie die Konten des Vereins: in der Verwaltung unter „Journale & Konten“ → „Konten“, in der WebApp oder App unter „Einstellungen“ → „Admin-Bereich“ → „Konten“, in der WebApp am Rechner unter „Admin-Bereich“ → „Konten“.
2. Rechnen Sie das Konto ab. Es muss auf null stehen – weder Schulden noch Guthaben. Steht es nicht auf null, bietet der Hinweis „Konto nicht ausgeglichen“ auch „Saldo übertragen“ auf ein anderes Konto der Liste an.
3. Archivieren Sie das Konto endgültig – das darf nur der Inhaber: in der Verwaltung mit „Endgültig archivieren (Bestätigung per E-Mail)“ in der Zeile des Kontos, in WebApp und App im geöffneten Konto mit „Konto archivieren“. Auch hier wird die eigene E-Mail-Adresse abgetippt und ein Link aus der E-Mail bestätigt, mit denselben zwei Stunden Gültigkeit.
4. Für den Alltagsfall „Mitglied ist ausgetreten“ gibt es außerdem das gewöhnliche Archivieren eines Kontos in der Verwaltung – ebenfalls nur mit Saldo 0. Es schließt das Konto für die Liste und widerruft offene Einladungen und verknüpfte Zugänge zu diesem Konto; der Zugang der Person selbst bleibt. „Wiederherstellen“ (bei „Archivierte Konten anzeigen“) holt das Konto zurück.

Was mit den Daten passiert

• Rechnungen bleiben. Für sie gilt die gesetzliche Aufbewahrungspflicht – sie werden weder gelöscht noch anonymisiert, weder beim Archivieren noch beim Löschen eines Zugangs.
• Buchungen, Abrechnungen und Kassenbuch bleiben lesbar – beim Archivieren wie beim Löschen eines Zugangs mit den Namen der Konten.
• E-Mail-Adressen werden freigegeben – beim Archivieren wie beim Löschen eines Zugangs. Die alte Adresse nimmt danach keine Post mehr an und ist wieder verwendbar.
• Beim Löschen eines Zugangs verschwinden Passwort und E-Mail-Adresse vollständig. Name, Rufname, Geburtsdatum und PIN der Konten führt der Verein weiter.

E-Mail-Adresse ändern, Liste verlassen, Adresse entfernen

• E-Mail-Adresse ändern: in den „Konto-Einstellungen“ mit „E-Mail ändern“. An die alte und an die neue Adresse geht je ein Bestätigungslink (Seite /email-aendern); erst wenn beide bestätigt sind, gilt die neue Adresse.
• Liste verlassen: In den „Konto-Einstellungen“ entfernt „Liste verlassen“ Ihre E-Mail-Adresse aus dieser einen Liste. Ihr Konto bleibt dort mit Namen, Buchungen und Guthaben als Konto ohne Anmeldung (PIN/QR). Wer mit Mitglieds-Code und PIN angemeldet ist, findet dafür „Meine Adresse entfernen“. Als Inhaber geht das erst, nachdem Sie die Organisation übertragen haben.
• Einladung ablehnen: Jede Einladungs-E-Mail enthält einen Link zum Ablehnen. Auf der Seite „Einladung ablehnen“ bestätigen – dann ist Ihre Adresse aus der Einladung entfernt.
• Adresse überall entfernen, auch ohne Anmeldung: Auf der Seite /email-entfernen (Link „E-Mail-Adresse entfernen“ im Fuß jeder Seite) Adresse eingeben und den Link aus der E-Mail bestätigen. Dann wird sie aus allen Listen, Einladungen und Kontakten entfernt, ein Zugang mit dieser Adresse wird gelöscht; Ihre Konten bleiben mit Namen, Buchungen und Guthaben bestehen.
• Liste nur ausblenden: Wer eine Liste nicht mehr sehen, aber dabeibleiben will, wählt „Auf diesem Gerät ausblenden“ – in der App unter „Einstellungen“ bei der Liste (auch per Wischen), am Rechner im Listen-Dialog oben. Das gilt nur für dieses Gerät, Rechte und Daten bleiben; unter „Ausgeblendete Listen“ holt „Einblenden“ sie zurück. Die letzte sichtbare Liste lässt sich nicht ausblenden.

Wenn es nicht weitergeht

• „Für diesen Verein läuft noch ein Abo“: unter „Abo & Rechnungen“ kündigen. Die Kündigung zum Laufzeitende genügt.
• „In diesem Verein sind noch … Konten nicht ausgeglichen“ (bzw. „ist noch 1 Konto“): Schulden einziehen, Guthaben auszahlen, dann abrechnen. Die offenen Konten finden Sie in der Kontenliste.
• „Du bist Inhaber einer Organisation“: den Verein zuerst übergeben oder archivieren, danach lässt sich der Zugang löschen.
• „Bitte die eigene E-Mail-Adresse genau so eingeben“: die Adresse muss Zeichen für Zeichen der im Zugang hinterlegten entsprechen. Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle.
• Der Link ist abgelaufen oder wurde schon benutzt: einfach neu anfordern. Ein Link gilt zwei Stunden und genau einmal.
• Der Abschnitt zum Archivieren ist gar nicht zu sehen: dann sind Sie nicht Inhaber dieses Vereins, sondern Administrator oder Mitglied.
• „Nach dem Archivieren sehe ich in der Verwaltung fast nichts mehr“: So ist es gedacht. Ohne Verein bleiben dort nur Ihr eigener Zugang und die Hilfe stehen. Zum Löschen des Zugangs genügt das, und in der WebApp oder App kommen Sie ohnehin an Ihre Kontoeinstellungen.