Artikel, Lager und Inventur

Wo Sie was finden

• Alles steht in /admin: Wählen Sie links die Liste, dann in der Gruppe „Sortiment & Lager“ die passende Seite. Das Tagesgeschäft geht auch in der WebApp oder App unter „Einstellungen“ → „Admin-Bereich“, Gruppe „Sortiment & Lager“ (am Rechner Menüpunkt „Admin-Bereich“): Preis, Name und „Im Verkauf“ der Artikel, „Lager & Inventur“ und „Einkaufsliste“.
• „Artikel“: alle Artikel der Liste mit Preis, Kategorie und Lagerführung. Neue Artikel und alle weiteren Angaben pflegen Sie hier.
• „Lager & Inventur“: Bestände, Lieferungen, Korrekturen, Verlauf und die Inventur. „Lagerorte“: Bestand getrennt nach Kühlraum, Keller oder Theke. „Lagerorte“ gibt es nur in der Verwaltung.
• „Einkaufsliste“ und „Lieferanten & Bestellungen“: was fehlt, was nachbestellt wird und was geliefert wurde. „Lieferanten & Bestellungen“ gibt es nur in der Verwaltung.
• Die „Kategorie“ eines Artikels steuert auch den Druck: Unter „Betrieb“ → „Bondrucker“ und „Bestell-Anzeigen“ wählen Sie bei „Nur diese Produktgruppen (Kategorien)“, wohin Bestellbons gehen – etwa Essen in die Küche, Getränke an die Theke. Schreiben Sie eine Kategorie deshalb überall gleich.

Artikel anlegen

1. Öffnen Sie „Sortiment & Lager“ → „Artikel“ und legen Sie über das Plus-Symbol der Tabelle einen neuen Artikel an. Neu angelegt wird nur in der Verwaltung – außer die Liste hat noch gar keine Artikel oder Sie haben keinen Zugang zur Verwaltung; dann geht es auch im Admin-Bereich der WebApp oder App.
2. Tragen Sie „Name“ und „Preis“ ein – beides ist Pflicht. Unter „Kategorie“ geben Sie frei einen Namen wie „Bier“ oder „Softdrinks“ ein; Artikel mit gleicher Kategorie stehen zusammen.
3. Freiwillig: „Pfand“, „Einkaufspreis“ (daraus berechnet die Tabelle die „Marge“), „Einheit“ und „Größe“, „MwSt“ sowie bei „Art“ Getränk, Essen oder Sonstiges.
4. Für Jugendschutz setzen Sie „Alkohol“ und bei Bedarf ein „Mindestalter“ (ab 16 bis ab 21 Jahren). Mit „Reihenfolge“ bestimmen Sie, wo der Artikel steht.
5. Speichern Sie. Ein gelöschter Artikel verschwindet aus der Buchung, frühere Buchungen bleiben unverändert. In der Verwaltung steht „Im Verkauf“ als Spalte in der Artikel-Tabelle.
6. Im Alltag ändern Sie Preis, Name und „Im Verkauf“ auch in der WebApp oder App unter „Einstellungen“ → „Admin-Bereich“ → „Artikel“. Ist „Im Verkauf“ aus, gilt der Artikel als ausverkauft: Er erscheint nicht mehr beim Buchen und nicht auf der TV-Anzeige. Wieder einschalten genügt, um ihn zurückzuholen.

Bild und Icon des Artikels

• Jeder Artikel zeigt beim Buchen, am Kiosk, an der Theke, auf der QR-Bestellseite und auf der TV-Anzeige ein Bild. Ab Werk ist das ein Icon, das zu Name oder Kategorie passt – „Hefeweizen“ bekommt ein Weizenglas, „Currywurst“ eine Wurst.
• Ob Bilder überhaupt erscheinen, legt der Inhaber je Liste fest: in /admin unter „Sortiment & Lager“ → „Artikel“ mit dem Haken „Artikelbilder anzeigen“. Ist er aus, zeigen App, WebApp, Kiosk, Theke, QR-Bestellseite und TV-Anzeige für diese Liste keine Artikelbilder; Bild und Icon bleiben in der Artikelpflege erhalten.
• Ein anderes Icon oder ein eigenes Foto wählen Sie unter „Bild & Icon“: in /admin über das Bild-Symbol in der Zeile des Artikels, in der WebApp oder App im Formular des Artikels. „Foto aufnehmen oder wählen“ öffnet am Handy Kamera oder Galerie.
• Fotos als JPG, PNG oder WebP bis 5 MB. Sie werden automatisch gedreht, verkleinert und platzsparend gespeichert. Ein Foto hat Vorrang vor dem Icon; „Foto entfernen“ holt das Icon zurück, „Automatisch“ wieder das passende Icon.
• Beim Buchen wechseln Sie mit den beiden Symbolen neben der Suche zwischen Listen- und Kachelansicht; das Gerät merkt sich die Wahl. Bons und PDFs zeigen keine Bilder.
• Fotos, etwa von Markenprodukten, verantwortet der Verein – nutzen Sie nur Bilder, die Sie verwenden dürfen.

Bestand führen

1. Öffnen Sie den Artikel und setzen Sie das Häkchen „Bestand führen“.
2. Tragen Sie bei „Warnschwelle“ ein, ab welcher Menge der Artikel knapp ist.
3. Buchen Sie den Anfangsbestand als erste Lieferung (siehe nächster Abschnitt) oder zählen Sie ihn mit einer Inventur.
4. Ab jetzt zieht jede Buchung eines Mitglieds die Menge vom Bestand ab. Der Bestand ist immer die Summe aller Bewegungen und lässt sich nicht direkt überschreiben.

Lieferungen und Korrekturen buchen

1. Öffnen Sie „Sortiment & Lager“ → „Lager & Inventur“. Die Tabelle zeigt je Artikel „Bestand“, „Warnschwelle“, „Verbrauch 28 Tage“ und „Reichweite (Tage)“. Dieselbe Seite finden Sie in der WebApp oder App im Admin-Bereich.
2. Neue Ware: Klicken Sie in der Zeile auf „Lieferung“ (Plus), geben Sie die gelieferte Menge ein und dann „Lieferung buchen“.
3. Im selben Fenster steht bei „Einkaufspreis je Einheit (optional)“ schon der EK des Artikels. Weicht der Lieferschein ab, tragen Sie seinen Preis ein: Er wird an dieser Lieferung festgehalten und erscheint im Bericht „Einkaufsbuch“ und im Kassenbuch – auch wenn sich der EK des Artikels später ändert.
4. Bruch, Schwund oder Zählfehler: Klicken Sie auf „Korrektur“ (Minus), geben Sie die Menge mit Vorzeichen ein (z. B. -2) und einen Grund – ohne Grund geht es nicht. Dann „Korrektur buchen“.
5. Unter „Verlauf“ sehen Sie jede Bewegung des Artikels mit Zeit, Art (Buchung, Lieferung, Korrektur, Inventur, Umlagerung) und wer sie gebucht hat.

Inventur zählen

1. Klicken Sie in „Lager & Inventur“ auf „Inventur starten“. Die Liste zeigt alle Artikel mit Lagerführung und den erwarteten Bestand unter „Soll“.
2. Zählen Sie die Ware und tragen Sie die Mengen unter „Gezählt“ ein. Mit „Zwischenspeichern“ können Sie unterbrechen und später weitermachen.
3. Klicken Sie auf „Inventur abschließen“. Die Abfrage zeigt, wie viele Artikel gezählt wurden und wie viele eine Differenz haben.
4. Nach dem Abschließen werden die Differenzen als Inventur-Bewegungen gebucht. Artikel, die Sie nicht gezählt haben, bleiben unverändert.
5. „Inventur abbrechen“ verwirft die Zählung, der Bestand bleibt dann wie er war. Unter „Frühere Inventuren“ stehen alle Zählungen mit „Mit Differenz“, „± Menge“ und „± Wert (EK)“.

Warnungen und Einstellungen

• Die Einstellungen stehen auf der Seite „Lager & Inventur“ unter „Einstellungen“.
• „Nicht mehr buchen, wenn leer“: Ist der Bestand aufgebraucht, können Mitglieder den Artikel nicht mehr buchen.
• „Warnung bei niedrigem Bestand“: Fällt ein Artikel unter seine Warnschwelle, gibt es eine Warnung – wahlweise „Warnung unter Aktuelles“ und „Warnung per E-Mail an“ eine Adresse Ihrer Wahl.
• Je Artikel kommt nur eine Warnung, bis er wieder über der Schwelle liegt – etwa nach einer Lieferung.

Einkaufsliste und Nachbestellung

1. Öffnen Sie „Sortiment & Lager“ → „Einkaufsliste“. Unter „Vorschläge aus Bestand und Verbrauch“ stehen Artikel unter der Warnschwelle oder mit kurzer Reichweite; die vorgeschlagene Menge deckt etwa vier Wochen Verbrauch. Die Einkaufsliste gibt es auch in der WebApp oder App im Admin-Bereich.
2. Übernehmen Sie einzelne Vorschläge oder mit „Alle Vorschläge übernehmen“ alle. Eigene Positionen fügen Sie mit einem Artikel „oder Freitext“ und „Hinzufügen“ hinzu.
3. Beim Einkauf haken Sie die Positionen ab. Ist „Beim Abhaken als Lieferung ins Lager buchen“ gesetzt, landet die Menge direkt im Bestand.
4. Bestellen Sie bei Lieferanten: Unter „Lieferanten & Bestellungen“ hinterlegen Sie Lieferanten und je Artikel den „Standard-Lieferant“. „Aus Einkaufsliste bestellen“ legt je Lieferant eine Bestellung an, die Sie als PDF oder per E-Mail senden. Lieferanten und Bestellungen pflegen Sie nur in der Verwaltung.
5. Kommt die Ware, prüfen Sie in der Bestellung die gelieferten Mengen und klicken auf „Lieferung einbuchen“. Mit „Erledigte entfernen“ räumen Sie die Einkaufsliste auf.

Lagerorte (freiwillig)

• Ohne Lagerorte wird der Bestand gesamt geführt. Das reicht für die meisten Vereine.
• Unter „Sortiment & Lager“ → „Lagerorte“ legen Sie mit „Neuer Lagerort“ zum Beispiel Keller und Theke an. „Bestand je Lagerort“ zeigt, was wo liegt. Das geht nur in der Verwaltung.
• Buchungen und Lieferungen ohne Lagerort zählen zum Standard-Lagerort. Welcher das ist, wählen Sie mit „Als Standard festlegen“.
• Mit „Umlagern“ verschieben Sie Ware zwischen zwei Lagerorten, der Gesamtbestand bleibt gleich. Löschen lässt sich ein Lagerort nur, wenn dort kein Bestand mehr liegt.

Pfand und Leergut

1. Öffnen Sie in /admin „Sortiment & Lager“ → „Pfand“ und legen Sie unter „Pfandsorten“ Ihre Sorten an – etwa Mehrwegflasche 0,08 €, Bügelflasche 0,15 €, Einwegflasche 0,25 €, Kiste 1,50 € oder Becher. Die Vorschläge füllen das Formular nur vor; angelegt wird nichts von selbst.
2. Ordnen Sie jedem Artikel unter „Artikel“ seine „Pfandsorte“ zu. Der Betrag kommt aus der Sorte; ändern Sie ihn an der Sorte, gilt er sofort für alle ihre Artikel.
3. Schalten Sie unter „Einstellungen“ ein, wo Pfand berechnet wird: „Pfand im Gastverkauf berechnen“ (Barverkauf, Gast am Kiosk, QR-Bestellung bar) und „Pfand auf Mitgliedskonten berechnen“. Beides ist am Anfang aus; einzelne Gruppen regeln das unter „Gruppen & Umlagen“ auch anders.
4. Das Pfand steht immer als eigene Zeile neben dem Artikel – mit dem Steuersatz des Artikels, auf Beleg, Bon und Kontoauszug getrennt ausgewiesen. Preisregeln und Mengenrabatt wirken nie auf das Pfand.
5. Unter „Leergut“ sehen Sie den Bestand je Sorte: Verkäufe mit Pfand ziehen ab, Rücknahmen an Theke und Kasse zählen dazu. Lieferungen erfassen Sie mit „Zugang (Lieferung)“, die Abgabe an den Händler mit „Lieferantenrückgabe“, Bruch mit „Korrektur“.
6. In der Inventur zählen Sie das Leergut gleich mit: Nach „Inventur starten“ steht unter den Artikeln die Tabelle „Leergut“; der Abschluss bucht die Differenzen.