Offene Beträge abrechnen

Was Sie brauchen

• In der Verwaltung: „Konten“ (mit „Kassieren“ und „Guthaben aufladen“) sehen „Inhaber“ und „Verwalter“ der Liste sowie „Administrator“ und „Inhaber“ der Organisation. Verwalter einer Liste ohne Rolle im Verein melden sich ebenfalls unter /admin an und sehen dort nur ihre Listen; „Kassierer“ und „Nur lesen“ sehen dort „Zahlungsjournal“ und Berichte. In der WebApp oder App kassieren außerdem „Kassierer“; das ist die empfohlene Rolle für den Kassenwart.
• Für den Beleg per E-Mail: eine E-Mail-Adresse am Konto des Mitglieds – entweder über seine Anmeldung oder über eine Einladung. Ohne Adresse wird trotzdem abgerechnet, nur ohne Mail.
• Für den Zahlweg „Bar“: Der Bar-Modus der Liste muss eingeschaltet sein. Sonst nehmen Sie „Überweisung“.
• Zahlweg „Lastschrift“ ist für Beträge, die der Verein selbst über seine Bank eingezogen hat (zum Beispiel per Sammellastschrift). Die Lastschrift über Stripe, die Mitglieder in der WebApp oder App einrichten, müssen Sie nicht abrechnen – sie wird nach dem Einzug automatisch gebucht.

Ein Konto in der Verwaltung abrechnen

1. Öffnen Sie die Verwaltung (/admin) und wählen Sie links Verein und Liste.
2. Gehen Sie zu „Journale & Konten“ → „Konten“. In der Spalte „Saldo“ sehen Sie, was jedes Konto offen hat.
3. Klicken Sie in der Zeile des Kontos auf das Geld-Symbol „Kassieren“. Es erscheint nur bei Konten mit offenem Betrag.
4. Der offene Betrag ist schon eingetragen. Ändern Sie ihn nur bei einer Teilzahlung – darunter steht dann, was offen bleibt.
5. Wählen Sie den Zahlweg: „Überweisung“, „Lastschrift“ (vom Verein eingezogen) oder „Bar“. Eine Notiz (zum Beispiel „Überweisung Mai“) ist freiwillig und steht später auf dem Beleg.
6. Klicken Sie auf „Abrechnen“. Oben erscheint der bezahlte Betrag und der neue Kontostand.

Mehrere Konten auf einmal abrechnen

1. Öffnen Sie wie oben „Journale & Konten“ → „Konten“.
2. Setzen Sie vorne in der Zeile das Häkchen bei jedem Konto, das bezahlt hat. Das Häkchen im Kopf wählt alle Konten der aktuellen Seite.
3. Klicken Sie oben auf „Ausgewählte abrechnen“. In Klammern steht, wie viele der gewählten Konten etwas offen haben.
4. Prüfen Sie die Liste im Fenster: jedes Konto mit seinem offenen Betrag und die Summe. Jedes Konto wird vollständig abgerechnet.
5. Wählen Sie Zahlweg und, wenn Sie möchten, eine Notiz für alle – zum Beispiel „Lastschrift“ mit der Notiz „Sammellastschrift Juni“, nachdem Ihre Bank eingezogen hat.
6. Klicken Sie auf „Abrechnen“. Die Meldung sagt, wie viele Konten abgerechnet und wie viele übersprungen wurden. Ein Doppelklick rechnet nichts doppelt ab.

In der WebApp oder App abrechnen – zum Beispiel an der Theke

1. Öffnen Sie in der WebApp oder App das Konto des Mitglieds. Sie finden es an der Theke oder unter „Einstellungen“ → „Admin-Bereich“ → „Konten“ (am Rechner Menüpunkt „Admin-Bereich“).
2. Tippen Sie auf „Kassieren“.
3. Prüfen Sie den Betrag und wählen Sie den Zahlweg: „Bar“, „Überweisung“, „Lastschrift“ oder – wenn ein Kartenleser gekoppelt ist – „Karte (Terminal)“.
4. Tragen Sie bei Bedarf eine Notiz ein und tippen Sie auf „… kassieren“ (dort steht der Betrag). Auch hier bekommt das Mitglied den Beleg per E-Mail.

Was das Mitglied automatisch bekommt

• Eine E-Mail „Deine Abrechnung“ mit dem Beleg als PDF im Anhang (Abrechnung-Nummer.pdf) – in der Sprache, die das Mitglied eingestellt hat.
• Auf dem Beleg stehen alle abgerechneten Posten mit Datum und Betrag, dazu: abgerechnet, bezahlt, Rest offen oder Guthaben, Zahlweg, wer kassiert hat und Ihre Notiz. Ist unter „Organisation“ → „Stammdaten“ → „Logo“ die Option „Auf PDFs des Vereins oben rechts (Belege, Auszüge, Berichte)“ eingeschaltet, steht das Vereinslogo oben rechts auf dem Beleg.
• Den Beleg gibt es nach jeder Abrechnung, egal auf welchem Weg: in der Verwaltung, in der WebApp oder App, bei einer Online-Zahlung oder beim Lastschrifteinzug.
• Nutzt der Verein eine TSE, kommt statt dieses Belegs der signierte Kassenbeleg – nicht beide.

Den Beleg ein- oder ausschalten

1. Öffnen Sie in /admin „Betrieb“ → „Storno & Abrechnung“.
2. Im Abschnitt „Abrechnungsbeleg“ steht der Schalter „Abrechnungsbeleg (PDF) per E-Mail an das Mitglied“. Er ist von Anfang an eingeschaltet.
3. Setzen oder entfernen Sie das Häkchen und klicken Sie auf „Speichern“. Die Einstellung gilt für die gewählte Liste. Kassierer können diese Einstellung nicht ändern.

Die Übersicht für den Verein in /admin

• „Journale & Konten“ → „Zahlungsjournal“: jede Abrechnung mit Zeit, Konto, Zahlweg, bezahltem und abgerechnetem Betrag, wer kassiert hat und Notiz. Filter und Suche stehen über der Tabelle.
• In derselben Tabelle öffnet das PDF-Symbol in der Spalte „Beleg“ genau den Beleg, den das Mitglied bekommen hat. Daneben druckt das Drucker-Symbol „Bon drucken“ die Abrechnung als Bon auf dem Bondrucker der Liste – eingerichtet unter „Betrieb“ → „Bondrucker“.
• „Journale & Konten“ → „Konten“: der aktuelle Saldo jedes Kontos – was jetzt noch offen ist.
• Archivieren lässt sich ein Konto nur mit Saldo 0. Steht noch etwas offen oder gibt es Guthaben, erscheint „Konto nicht ausgeglichen“: abrechnen, eine Zahlung buchen oder mit „Saldo übertragen“ den Betrag auf ein anderes Konto derselben Liste umbuchen („Zielkonto“ wählen – zwei Übertragszeilen, kein Umsatz, keine Zahlung). Beim Archivieren werden offene Einladungen und verknüpfte Zugänge des Kontos widerrufen. „Archivierte Konten anzeigen“ über der Tabelle zeigt archivierte Konten, „Wiederherstellen“ holt eines zurück – Einladungen und Zugänge kommen dabei nicht zurück. Liegen noch Beträge auf archivierten Konten, nennt die „Übersicht“ sie mit „davon … auf archivierten Konten“; der Link öffnet genau diese Konten.
• „Journale & Konten“ → „Berichte & Export“: die Berichte „Abrechnungen“ (kassierte Beträge mit Zahlweg und Übertrag), „Offene Posten“ und „Kontostände“, auch zum Herunterladen.
• Die Verwalter der Liste bekommen außerdem zu jeder Abrechnung eine kurze E-Mail „Abrechnung erfasst“.

Kreditlimit je Konto und je Gruppe

1. Das „Standard-Kreditlimit der Liste“ stellen Sie in der Verwaltung unter „Regeln & Import“ → „Jugendschutz“ ein: So viel darf jedes Konto höchstens offen haben.
2. Für ein einzelnes Konto: „Journale & Konten“ → „Konten“, Konto bearbeiten, Feld „Kreditlimit (leer = wie Liste)“. Ein Wert dort gilt statt Gruppen- und Listenlimit – auch höher oder niedriger; 0 heißt: nur mit Guthaben buchen. In der WebApp und der App: „Einstellungen“ → „Admin-Bereich“ → „Konten“.
3. Für eine Gruppe: „Betrieb“ → „Gruppen & Umlagen“, Gruppe bearbeiten, „Kreditlimit der Gruppe“. Es gilt für jedes Mitglied ohne eigenes Konto-Limit; ist ein Konto in mehreren Gruppen mit Limit, gilt das strengste.
4. Die Spalte „Kreditlimit“ unter „Konten“ zeigt das wirksame Limit und woher es kommt (Konto, Gruppe oder Liste). Wird es überschritten, lehnt die App die Buchung mit „Kreditlimit erreicht“ ab – an der Theke, am Kiosk, bei QR-Bestellungen und beim Teilen einer Runde. Umlagen aus der Verwaltung prüfen das Limit bewusst nicht.

Guthaben aufladen

1. Öffnen Sie in der App oder WebApp das Konto – an der Theke oder unter „Konto“ – und tippen Sie auf „Guthaben aufladen“. Den Knopf sehen alle, die kassieren dürfen (Kassierer, Verwalter, Inhaber). In der Verwaltung geht es unter „Journale & Konten“ → „Konten“ mit dem Plus-Symbol „Guthaben aufladen“ in der Zeile des Kontos – auch für Verwalter einer Liste ohne Rolle im Verein.
2. Wählen Sie 10, 20 oder 50 oder geben Sie einen Betrag frei ein, dazu den Zahlweg: „Bar“, „Überweisung“ oder „Lastschrift“.
3. Hat das Konto noch etwas offen, wird das zuerst verrechnet – die Vorschau zeigt „Offen … wird verrechnet · neues Guthaben …“. Deckt der Betrag nur den offenen Betrag, kassieren Sie bitte normal.
4. Bar geht in die offene Kassensitzung. Beleg, E-Mail und Zahlungsjournal sagen „Aufladung“; mit TSE wird die Aufladung wie jede Guthaben-Einzahlung signiert.

Salden nur für Kassenwart und Verwalter

• In der Verwaltung unter „Betrieb“ → „Storno & Abrechnung“ → „Salden“ (in WebApp und App: „Einstellungen“ → „Admin-Bereich“ → „Storno & Abrechnung“) steht der Schalter „Salden anderer Konten nur für Kassenwart und Verwalter“. Standard: aus.
• Eingeschaltet sehen Barkeeper, die Theke und Verwaltungskonten mit PIN nur noch den eigenen Kontostand – in der Kontenliste, nach dem Buchen und bei Live-Aktualisierungen. Kassenwart, Verwalter und Auswertung sehen weiter alle Salden.
• Zusätzlich lässt sich bei jedem Konto „Kontostand ausblenden“ setzen, nicht mehr nur bei Gästen: Das Konto selbst sieht dann seinen Kontostand und Verlauf nicht, Kasse und Verwaltung schon.
• Das Kreditlimit gilt unabhängig davon weiter.

Wenn es nicht weitergeht

• Das Symbol „Kassieren“ fehlt: Das Konto hat nichts offen, oder Ihrem Zugang fehlt das Recht zum Kassieren.
• „Bar-Modus ist für diese Liste abgeschaltet“: Nehmen Sie „Überweisung“ oder „Lastschrift“. Der Bar-Modus ist von Anfang an eingeschaltet; einen Schalter dafür gibt es in /admin nicht – schreiben Sie uns unter „Anbindung & Hilfe“ → „Hilfe & Support“.
• Ein Konto wurde beim Abrechnen mehrerer Konten übersprungen: Es hatte keinen offenen Betrag mehr – zum Beispiel, weil es schon abgerechnet war.
• Das Mitglied hat keinen Beleg bekommen: Prüfen Sie, ob am Konto eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist, und bitten Sie das Mitglied, im Spam-Ordner nachzusehen. Den Beleg können Sie jederzeit unter „Zahlungsjournal“ als PDF öffnen und selbst weitergeben.
• Zu viel oder zu wenig abgerechnet: Die Differenz steht als Guthaben oder „Rest offen“ auf dem Konto und wird mit der nächsten Abrechnung verrechnet.
• Ein Mitglied sieht in der WebApp oder App „Du hast in dieser Liste noch kein Mitgliedskonto“: Seine Anmeldung ist mit keinem Konto der Liste verknüpft, darum fehlen Bezahlen und Lastschrift. Tragen Sie unter „Journale & Konten“ → „Konten“ seine E-Mail-Adresse am Konto ein – es bekommt dann eine Einladung.

Pfand auf Mitgliedskonten

• Rechnet Ihre Liste Pfand auf Mitgliedskonten (/admin → „Sortiment & Lager“ → „Pfand“, je Gruppe abweichend möglich), steht das Pfand als eigene Zeile im Kontoauszug und gehört zum offenen Betrag.
• Bringt ein Mitglied Leergut zurück, schreibt die Theke oder Kasse das Pfand gut („Pfandrückgabe“ → „Konto gutschreiben“) – das mindert den offenen Betrag. Das Mitglied selbst kann sich nichts gutschreiben.
• Der Kontoauszug zeigt zusätzlich den „Offenen Pfandsaldo“: Pfand abzüglich Rückgaben über die ganze Laufzeit, auch wenn die Buchungen schon bezahlt sind.