Lastschrift mit Stripe oder GoCardless einrichten

Was Sie brauchen

• Ein Stripe-Konto für den Verein, vollständig verifiziert und mit einem Bankkonto für die Auszahlungen.
• In Stripe die Zahlungsmethode „SEPA-Lastschrift“ (SEPA Direct Debit), eingeschaltet.
• Einen Zugang als Inhaber oder Administrator des Vereins in der Verwaltung unter /admin. Auch die Lastschrift je Liste schalten nur sie ein und aus – Verwalter und Kassierer einer Liste nicht.
• E-Mail-Adressen an den Konten der Mitglieder: Über diese Adressen gehen die Ankündigung vor jedem Einzug und der Beleg danach.

Stripe vorbereiten

1. Melden Sie sich unter dashboard.stripe.com an oder legen Sie dort ein Konto für den Verein an.
2. Schließen Sie die Verifizierung ab: Angaben zum Verein, vertretungsberechtigte Person und das Bankkonto, auf das Stripe auszahlt. Solange das fehlt, kann Stripe nichts einziehen.
3. Öffnen Sie in Stripe die Einstellungen zu den Zahlungsmethoden und schalten Sie „SEPA-Lastschrift“ ein.
4. Öffnen Sie in Stripe den Bereich für Entwickler → API-Schlüssel und kopieren Sie den Secret Key (beginnt mit sk_live_). Geben Sie ihn nur an dieser einen Stelle ein und nirgendwo sonst weiter.

Stripe in der Verwaltung hinterlegen

1. Öffnen Sie /admin, wählen Sie links den Verein und gehen Sie zu „Vertrag & Zahlungen“ → „Online-Zahlung“.
2. Tragen Sie in der Karte „Stripe“ den Secret Key ein.
3. Klicken Sie auf „Prüfen und speichern“. Wir prüfen den Schlüssel direkt bei Stripe, speichern ihn verschlüsselt und zeigen danach nur noch die letzten Zeichen an.
4. Freiwillig: Unter der Karte steht danach eine Webhook-Adresse. Legen Sie in Stripe einen Webhook mit dieser Adresse an und tragen Sie dessen Geheimnis (whsec_…) im Feld „Webhook-Geheimnis (optional, whsec_…)“ ein, dann „Zugang ersetzen“. Für die Lastschrift ist das nicht nötig; es meldet Erstattungen schneller.

Alternative: GoCardless statt Stripe

1. Statt Stripe kann der Verein die Lastschrift auch über ein eigenes GoCardless-Konto einziehen (manage.gocardless.com). Das Geld zahlt GoCardless auf das Bankkonto des Vereins aus; GoCardless berechnet eigene Gebühren je Einzug.
2. Legen Sie im GoCardless-Dashboard unter Developers → Create → Access token einen Token mit Lese- und Schreibrecht an.
3. Öffnen Sie in /admin „Vertrag & Zahlungen“ → „Online-Zahlung“, tragen Sie in der Karte „GoCardless (SEPA-Lastschrift)“ den Access-Token ein (zum Ausprobieren mit Sandbox-Token und dem Haken „Sandbox“) und klicken Sie auf „Prüfen und speichern“.
4. Legen Sie in GoCardless unter Developers → Create → Webhook endpoint einen Webhook mit der Adresse an, die unter der Karte steht, und tragen Sie das dort angezeigte Geheimnis im Feld „Webhook-Geheimnis“ ein. Dann werden Zahlungen, Fehlschläge und Rücklastschriften sofort gebucht, sonst beim regelmäßigen Abgleich. Die Adresse gilt nur für Ihren Verein und erscheint erst nach dem Speichern des Access-Tokens. Steht in GoCardless noch die frühere gemeinsame Adresse …/api/webhooks/gocardless (ohne Zusatz), ändern Sie den Webhook auf die neue Adresse – die frühere wird nur noch übergangsweise angenommen.
5. Sind Stripe und GoCardless eingerichtet, wählen Sie unter „Online-Zahlung“ bei „SEPA-Lastschrift über“, worüber neue Mandate laufen. Bestehende Mandate bleiben beim bisherigen Anbieter. Alles Weitere – Einzugstag, Ankündigung, Einzug – ist gleich; das Mitglied gibt seine IBAN dann auf einer Seite von GoCardless ein. Eine Rücklastschrift wird automatisch zurückgebucht, der Betrag ist dann wieder offen.
6. Gebucht wird mit dem Zahlweg „Lastschrift (GoCardless)“, in der Buchhaltung (DATEV) über Geldtransit: GoCardless zahlt gesammelt und abzüglich seiner Gebühren aus, der Kassier ordnet die Auszahlung beim Abgleich zu.
7. GoCardless schickt den Zahlern eigene E-Mails (Mandatsbestätigung, Ankündigung jedes Einzugs) – zusätzlich zu unserer Ankündigung. Wer das nicht möchte, kann bei GoCardless eigene Benachrichtigungen (custom notifications) beantragen.
8. Entfernen Sie den GoCardless-Zugang, enden alle Mandate darüber. Angekündigte Einzüge entfallen, und die Mitglieder bekommen eine E-Mail, die Lastschrift neu einzurichten.

Lastschrift für die Liste einschalten

1. Wählen Sie links die Liste und öffnen Sie „Betrieb“ → „Lastschrift“.
2. Setzen Sie das Häkchen bei „SEPA-Lastschrift für diese Liste anbieten“.
3. Wählen Sie den „Einzugstag im Monat“ (1 bis 28), den Mindestbetrag unter „Einziehen ab“ und bei „Ankündigung (Tage vorher)“, wie viele Tage vorher die Mitglieder Bescheid bekommen (2 bis 14).
4. Klicken Sie auf „Speichern“. Fehlt noch etwas – etwa Stripe –, steht rechts daneben ein gelber Hinweis.

Was die Mitglieder tun

1. Das Mitglied öffnet in der WebApp oder App sein Konto. Dort steht jetzt der Abschnitt „Lastschrift“. Steht dort stattdessen „Du hast in dieser Liste noch kein Mitgliedskonto“, ist seine Anmeldung mit keinem Konto der Liste verknüpft: Tragen Sie in der Verwaltung unter „Journale & Konten“ → „Konten“ seine E-Mail-Adresse am Konto ein.
2. Es tippt auf „Lastschrift einrichten“. Eine sichere Seite von Stripe öffnet sich – in der App auf iPhone, iPad und Android im Browser des Geräts (Safari bzw. Chrome).
3. Dort gibt es Namen, E-Mail-Adresse und IBAN ein und bestätigt das SEPA-Mandat.
4. Zurück in der WebApp oder App steht „Lastschrift aktiv“ mit den letzten vier Stellen der IBAN. Beenden kann das Mitglied die Lastschrift jederzeit mit „Lastschrift beenden“.

So läuft ein Einzug

• Einige Tage vor dem Einzugstag – so viele, wie Sie eingestellt haben – bekommt jedes Mitglied mit offenem Betrag ab dem Mindestbetrag eine E-Mail mit Betrag, Einzugstag, IBAN-Endung und Mandatsreferenz.
• Am Einzugstag wird eingezogen: höchstens der angekündigte Betrag und höchstens das, was dann noch offen ist. Was nach der Ankündigung dazukommt, geht mit dem nächsten Einzug.
• Gebucht wird, sobald Stripe die Zahlung bestätigt – bei SEPA dauert das einige Bankarbeitstage. Danach bekommt das Mitglied den Abrechnungsbeleg als PDF per E-Mail.
• Scheitert ein Einzug (zum Beispiel Konto nicht gedeckt oder erloschen), bleibt der Betrag offen und das Mitglied bekommt eine E-Mail. Im nächsten Monat wird es wieder versucht.
• Liegt der offene Betrag unter dem Mindestbetrag, wird in diesem Monat nichts eingezogen.

Die Übersicht in /admin

• „Betrieb“ → „Lastschrift“: alle Mitglieder mit Lastschrift, Status, IBAN-Endung, letzter Einzug mit Betrag und Ergebnis, dazu die Zahl der aktiven Mandate und der zuletzt fehlgeschlagenen Einzüge.
• „Journale & Konten“ → „Zahlungsjournal“: jede eingezogene Zahlung mit Zahlweg „Stripe“ und dem Beleg als PDF. Zieht der Verein ohne Stripe selbst über seine Bank ein (zum Beispiel per Sammellastschrift), rechnen Sie die Konten unter „Journale & Konten“ → „Konten“ mit dem Zahlweg „Lastschrift“ ab.
• Im Stripe-Dashboard sehen Sie die Zahlungen, Gebühren und Auszahlungen auf Ihr Bankkonto.

Wenn es nicht weitergeht

• Das Mitglied sieht den Abschnitt „Lastschrift“ nicht: Die Lastschrift ist für diese Liste nicht eingeschaltet, die Liste ist nicht in Euro, oder Stripe ist noch nicht hinterlegt.
• „Der Verein hat Stripe nicht eingerichtet“: Den Secret Key wie oben unter „Online-Zahlung“ eintragen und „Prüfen und speichern“.
• „Die Einrichtung ist noch nicht abgeschlossen“: Das Mitglied hat die Stripe-Seite nicht zu Ende ausgefüllt. Einfach noch einmal auf „Lastschrift einrichten“ tippen.
• Stripe lehnt die Lastschrift ab oder bietet sie nicht an: Prüfen Sie, ob „SEPA-Lastschrift“ in Stripe eingeschaltet und das Konto vollständig verifiziert ist.
• Ausprobieren ohne echtes Geld: mit einem Testschlüssel (sk_test_…) und der Test-IBAN DE89 3704 0044 0532 0130 00 von Stripe.