Vertrauenskasse: Mitglieder zahlen bar selbst ein

Was ist die Vertrauenskasse?

Neben dem Kiosk-Tablet steht eine Kasse – am besten eine abschließbare Box mit Einwurfschlitz. Ein Mitglied legt Bargeld hinein und schreibt sich den Betrag am Kiosk selbst als Guthaben gut. So lässt sich das Konto aufladen, auch wenn gerade kein Kassierer da ist.

Niemand prüft dabei, ob das Geld wirklich in der Kasse liegt. Das zeigt erst der Kassensturz, den Kassenwart oder Verwalter regelmäßig machen. Lesen Sie deshalb vor dem Einschalten den Abschnitt „Nachteile und Grenzen“. Für Gäste ohne Konto gibt es etwas anderes: „Gäste zahlen bar am Kiosk“ in der Anleitung zum Thekenbetrieb.

Einrichten (Verwalter)

1. Öffnen Sie /admin, wählen Sie links die Liste und dann „Betrieb“ → „Kiosk“. Dort steht der Block „Vertrauenskasse (Selbst-Aufladung)“. Ab Werk ist die Vertrauenskasse aus.
2. Setzen Sie den Haken „Mitglieder dürfen am Kiosk eine Bareinzahlung selbst gutschreiben“. Ist der Haken gesperrt und erscheint ein gelber Hinweis, hat der Verein eine aktive TSE – dann lässt sich die Vertrauenskasse nicht einschalten.
3. Tragen Sie unter „Beträge zum Antippen“ die Beträge mit Leerzeichen getrennt ein. Ab Werk sind es 0,50 1 2 5 10 20 €; ein Betrag darf höchstens 1.000 € sein. Den Haken „Freier Betrag erlaubt“ lassen Sie am besten aus.
4. Legen Sie unter „Obergrenze je Mitglied und Tag (leer = keine)“ fest, wie viel ein Mitglied an einem Tag höchstens selbst gutschreiben darf, und unter „Hinweistext am Kiosk“ zum Beispiel „Bitte Geld in die rote Kasse werfen“. Jede Änderung wird sofort gespeichert.
5. Starten Sie danach die App am Kiosk neu (bzw. laden Sie die WebApp neu), damit der Knopf „Bar eingezahlt“ erscheint. Wie Sie das Tablet als Kiosk einrichten, steht in der Anleitung zum Thekenbetrieb.

Einzahlen am Kiosk (Mitglied)

1. Das Mitglied legt das Geld in die Kasse, tippt am Kiosk-Tablet auf sein Konto und meldet sich mit seiner PIN an.
2. Oben erscheint der Knopf „Bar eingezahlt“. Das Mitglied tippt darauf und wählt einen der Beträge – oder „Anderer Betrag“, wenn ein freier Betrag erlaubt ist.
3. Es bestätigt „Ich habe … in die Kasse gelegt.“ mit „Bestätigen“. Das Guthaben ist sofort gebucht, und das Tablet zeigt den neuen Kontostand.
4. Im Kontoauszug steht die Buchung als „Bar eingezahlt (Vertrauenskasse)“. Ist die Obergrenze für den Tag erreicht, bucht das Tablet nichts und bittet, an der Theke zu bezahlen.
5. Gäste, Konten ohne PIN und Anmeldungen ohne PIN sehen den Knopf nicht. In der eigenen App oder WebApp auf dem Handy gibt es „Bar eingezahlt“ nicht – nur am Kiosk.

Kassensturz und Abgleich (Kassenwart)

1. Öffnen Sie in /admin „Betrieb“ → „Vertrauenskasse“ – oder im Admin-Bereich der WebApp oder App „Vertrauenskasse“. Die Seite sehen Kassenwart und Verwalter.
2. Oben steht „Seit dem letzten Abgleich“ mit „Erwartet“: der Summe aller Einzahlungen seitdem. Darunter steht jede Einzahlung mit Zeit, Beleg-Nummer, Konto und Betrag.
3. Zählen Sie die Kasse, tragen Sie den Betrag bei „Gezählt“ ein und lesen Sie die „Differenz“ ab – rot, wenn Geld fehlt, grün, wenn mehr da ist. Unter „Notiz“ halten Sie fest, was auffällt.
4. Nehmen Sie das Geld heraus und tippen Sie auf „Abgleich abschließen“. Der Zeitraum steht dann unter „Frühere Abgleiche“, und ein neuer beginnt. Kam während des Zählens eine Einzahlung dazu, lädt die Seite neu – zählen Sie dann nach.
5. Eine falsche Einzahlung stornieren Sie in ihrer Zeile mit „Aufladung stornieren“ und einem „Stornogrund“. Das Guthaben wird wieder abgezogen; ist es schon verbraucht, ist der Betrag danach offen.

So wird gebucht

• Jede Einzahlung ist eine Aufladung wie „Guthaben aufladen“ – mit dem Zahlweg „Bar (Vertrauenskasse)“ und eigener Beleg-Nummer.
• Im Zahlungsjournal, im Kassenbuch, im Export und im DATEV-Export steht sie als Bareinnahme mit diesem Zahlweg.
• Sie gehört zu keiner Kassensitzung und steht nicht auf dem Z-Bon. Kontrolliert wird allein über den Abgleich auf der Seite „Vertrauenskasse“.

Unsere Empfehlungen

• Feste Beträge zum Antippen statt eines freien Betrags – das verhindert Tippfehler und macht den Kassensturz leichter.
• Eine niedrige Obergrenze je Mitglied und Tag, zum Beispiel 20 oder 30 €.
• Mindestens einmal pro Woche Kassensturz und „Abgleich abschließen“ – je kürzer der Zeitraum, desto besser lässt sich eine Differenz eingrenzen.
• Größere Beträge lieber beim Kassierer, per Überweisung oder per Lastschrift aufladen als über die Vertrauenskasse.