SumUp einrichten – Kartenzahlung mit SumUp

Was mit SumUp geht

• Online bezahlen: Das Mitglied tippt in der App oder WebApp beim eigenen Konto auf „Bezahlen“ → „Mit SumUp bezahlen“ und bezahlt auf der Bezahlseite von SumUp. Welche Zahlarten dort angeboten werden, legt SumUp fest.
• QR-Code am Kiosk: Im Zahlungshinweis nach der Anmeldung zeigt „Jetzt bezahlen“ einen QR-Code „Scannen und mit Karte bezahlen“ – das Mitglied bezahlt damit auf dem eigenen Handy.
• Kassieren durch das Personal: An Theke und Kasse wählt, wer kassieren darf, den Zahlweg „Karte (Terminal)“; der Betrag erscheint am SumUp Solo (über die Cloud) oder am Bluetooth-Leser (über die App).
• Neu: Selbst zahlen am Kiosk. Nach der Anmeldung bezahlt das Mitglied seinen offenen Betrag selbst am Kartenleser – ohne Kassenwart.

Welcher Kartenleser wo funktioniert

• SumUp Solo (Cloud): an Theke und Kasse in der App und in der WebApp, auch im Browser; am Kiosk auf jedem Gerät – App, WebApp und Browser.
• SumUp-Leser per Bluetooth (z. B. SumUp Air): an Theke und Kasse nur in der App auf iPhone, iPad oder Android; am Kiosk nur im Kiosk der App ab Version 1.2.
• Bluetooth-Leser in der WebApp oder im Browser: geht nicht – dort bleibt nur das Solo über die Cloud.
• Online bezahlen und QR-Code am Kiosk: brauchen keinen Kartenleser, nur das verbundene SumUp-Konto.
• Ist neben SumUp auch Stripe eingerichtet, nimmt der QR-Code am Kiosk Stripe. In der App und WebApp sieht das Mitglied beide Knöpfe.

Was Sie brauchen

• Das Paket Pro für die Organisation. Ohne Pro sind die Schalter ausgegraut und es steht ein Hinweis auf das Paket daneben.
• Ein SumUp-Händlerkonto für den Verein. In der Verwaltung gibt es dazu den Link „Noch kein SumUp-Konto? Jetzt eröffnen“.
• Einen Zugang als Inhaber oder Administrator der Organisation in der Verwaltung unter /admin – nur diese Rollen dürfen Zahlungszugänge ändern und Leser koppeln.
• Für Kartenleser: ein SumUp Solo (Cloud) oder einen SumUp-Leser mit Bluetooth. Zum Kassieren und zum Anmelden des Bluetooth-Lesers braucht es einen Zugang mit Kassenrecht.

SumUp-Konto mit dem Verein verbinden

1. Melden Sie sich bei SumUp an und legen Sie unter „Entwickler“ → „API-Schlüssel“ einen API-Schlüssel an. Den Händler-Code (Merchant Code) finden Sie im Profil Ihres SumUp-Kontos.
2. Öffnen Sie /admin, wählen Sie links den Verein und gehen Sie zu „Vertrag & Zahlungen“ → „Online-Zahlung“.
3. Tragen Sie in der Karte „SumUp“ den „API-Schlüssel“ und den „Händler-Code (Merchant Code)“ ein.
4. Klicken Sie auf „Prüfen und speichern“. Wir prüfen den Zugang sofort bei SumUp; klappt das, steht die Karte auf „Bereit“. Die Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert.
5. Einen Webhook müssen Sie bei SumUp nicht anlegen: Die Rückmeldungen des Solo bestellen wir bei jeder Zahlung selbst, und ein regelmäßiger Abgleich bucht Zahlungen, deren Bestätigung nicht sofort ankommt.

SumUp Solo über die Cloud koppeln

1. Schalten Sie das Solo ein und melden Sie es ab, falls jemand angemeldet ist. Wählen Sie am Solo „Menü“ → „API“ → „Connect“. Das Solo zeigt einen Pairing-Code; er gilt 5 Minuten.
2. Öffnen Sie in /admin „Vertrag & Zahlungen“ → „Online-Zahlung“. In der Karte „SumUp“ steht der Abschnitt „Solo-Terminal (Cloud API)“ – er erscheint, sobald der SumUp-Zugang gespeichert ist.
3. Tragen Sie den Code unter „Pairing-Code“ ein, geben Sie unter „Name (optional)“ einen Namen wie „Theke“ und klicken Sie auf „Koppeln“. Das Solo bestätigt die Kopplung auf seinem Bildschirm. Eine Reader-ID brauchen Sie nicht.
4. Das Solo steht danach in der Liste mit Name, Zustand und Akkustand. Mehrere Solos sind möglich.
5. Zum Entfernen klicken Sie neben dem Solo auf „Trennen“ und wählen am Gerät danach noch „Verbindungen“ → „API“ → „Trennen“.

SumUp-Leser per Bluetooth in der App anmelden

1. Melden Sie sich in der App auf dem Gerät, an dem der Leser arbeiten soll, mit einem Zugang mit Kassenrecht an. Das gilt für jedes Gerät einzeln – auch für das Tablet, das später Kiosk wird.
2. Öffnen Sie „Einstellungen“. Dort steht der Abschnitt „Kartenterminal“ – nur in der App, nur mit Kassenrecht und nur, wenn SumUp unter „Online-Zahlung“ bereit ist. Sind mehrere Leser eingerichtet, wählen Sie „SumUp (Bluetooth)“.
3. Tippen Sie auf „Terminal verbinden“. Melden Sie sich in der Oberfläche von SumUp mit dem SumUp-Konto des Vereins an und koppeln Sie dort den Leser. Die Zugangsdaten sieht die App nicht.
4. Die Anmeldung bleibt auf dem Gerät. „Vom SumUp/Zettle-Konto abmelden“ meldet das Gerät wieder ab. Für den Kiosk starten Sie danach wie gewohnt „Dieses Gerät als Kiosk starten“ – die Anmeldung beim Leser bleibt bestehen.

Online bezahlen – App, WebApp und QR-Code am Kiosk

1. Das Mitglied öffnet in der App oder WebApp sein Konto und tippt auf „Bezahlen“. Steht dort „Du hast in dieser Liste noch kein Mitgliedskonto“, ist seine Anmeldung mit keinem Konto verknüpft: Tragen Sie in der Verwaltung unter „Journale & Konten“ → „Konten“ seine E-Mail-Adresse am Konto ein.
2. Es tippt auf „Mit SumUp bezahlen“ und bezahlt auf der Seite von SumUp den offenen Betrag.
3. Gebucht wird automatisch, sobald SumUp die Zahlung bestätigt – bei der Rückkehr oder spätestens beim Abgleich. Das Mitglied bekommt den Beleg als PDF per E-Mail.
4. Am Kiosk: Ist unter „Betrieb“ → „Kiosk“ der „Zahlungshinweis nach der Anmeldung“ eingeschaltet und das Mahnwesen aktiv, zeigt der Hinweis „Jetzt bezahlen“. Der QR-Code „Scannen und mit Karte bezahlen“ öffnet die Bezahlseite auf dem eigenen Handy – für genau diesen Betrag und nur kurze Zeit gültig.

Kassieren an Theke und Kasse

1. Öffnen Sie in der App oder WebApp das Konto des Mitglieds und tippen Sie auf „Kassieren“. Wählen Sie den Zahlweg „Karte (Terminal)“; sind mehrere Leser eingerichtet, fragt die App „Welchen Kartenleser?“.
2. Beim Solo erscheint der Betrag sofort am Gerät, beim Bluetooth-Leser öffnet die App die Oberfläche von SumUp. Das Mitglied hält Karte oder Handy an den Leser.
3. Gebucht wird erst, wenn SumUp die Zahlung bestätigt. Das Mitglied bekommt den Beleg als PDF per E-Mail; in /admin steht die Zahlung unter „Journale & Konten“ → „Zahlungsjournal“.

Kartenzahlung am Kiosk einschalten

1. Öffnen Sie in /admin die Liste und gehen Sie zu „Betrieb“ → „Kiosk“. Dieselben Einstellungen gibt es in der WebApp oder App unter „Einstellungen“ → „Admin-Bereich“ → „Kiosk“.
2. Setzen Sie das Häkchen bei „Kartenzahlung am Kartenleser“. Es ist von Anfang an aus und lässt sich nur mit dem Paket Pro einschalten.
3. Wählen Sie unter „Kartenleser“ entweder „SumUp Solo (Cloud)“ oder „SumUp Bluetooth (nur App ab 1.2)“. Beim Solo wählen Sie unter „Solo-Terminal“ das Gerät; leer bleibt „Erstes gekoppeltes Solo“.
4. Beim Bluetooth-Leser melden Sie das Kiosk-Tablet vorher einmal wie oben mit Kassenrecht beim Leser an und starten erst dann den Kiosk. In der WebApp und in älteren App-Versionen erscheint der Knopf nicht.

So bezahlt das Mitglied am Kiosk

1. Das Mitglied meldet sich am Kiosk an. Ist etwas offen, steht oben der Knopf „Mit Karte am Kartenleser bezahlen“.
2. Im Fenster „Mit Karte bezahlen“ steht der Betrag – immer genau der offene Betrag, er lässt sich nicht ändern. Es tippt auf „Jetzt am Kartenleser bezahlen“.
3. Die Anzeige wechselt zu „Karte an den Leser halten“. Das Mitglied hält Karte oder Handy an den Leser und folgt den Anweisungen dort; danach steht „Zahlung läuft …“.
4. Bestätigt SumUp die Zahlung, steht „Bezahlt – danke!“ und der neue Kontostand. Das Mitglied bekommt den Beleg als PDF per E-Mail.

Guthaben aufladen am Kiosk

1. Setzen Sie unter „Betrieb“ → „Kiosk“ (oder in der App unter „Kiosk“) das Häkchen „Guthaben am Kiosk per Karte aufladen“. Es ist von Anfang an aus, braucht das Paket Pro und nutzt denselben Kartenleser. Dort legen Sie die Vorschläge (Vorgabe 10 20 50), den Mindestbetrag (Vorgabe 5) und den Höchstbetrag (Vorgabe 100) in der Währung der Liste fest.
2. Nach der Anmeldung steht der Knopf „Guthaben aufladen“ – auch wenn nichts offen ist. Das Mitglied tippt einen Vorschlag an oder wählt „Anderer Betrag“ und tippt den Betrag auf der Zifferntastatur ein. Beträge außerhalb der Grenzen nimmt der Kiosk nicht an; der Server prüft sie zusätzlich.
3. Mit „… am Kartenleser aufladen“ geht es weiter wie beim Bezahlen: Karte vorhalten, „Zahlung läuft …“, dann „Aufgeladen – danke!“ und der neue Kontostand. Während der Zahlung meldet der Kiosk nicht automatisch ab.
4. Gebucht wird erst, wenn SumUp die Zahlung bestätigt. Ein offener Betrag wird zuerst verrechnet, der Rest wird Guthaben; Beleg, E-Mail und Zahlungsjournal zeigen „Aufladung“ mit Zahlweg SumUp. Eine falsche Aufladung stornieren Sie im Zahlungsjournal mit „Aufladung stornieren“ und erstatten das Geld in SumUp.

Abbruch und Sicherheit

• „Abbrechen“ nimmt den Betrag beim Solo wieder vom Leser. Es erscheint „Zahlung abgebrochen – es wurde nichts gebucht.“
• Kommt die Bestätigung nicht sofort, zeigt der Kiosk, dass SumUp noch bestätigt, und bittet, nicht erneut zu bezahlen. Die Buchung folgt automatisch, sobald SumUp die Zahlung meldet.
• Gebucht wird nur, wenn SumUp die Zahlung mit genau diesem Betrag bestätigt – als Abrechnung mit Zahlweg SumUp. Eine Zahlung wird nie doppelt gebucht.
• Jedes Mitglied bezahlt nur das eigene Konto und bekommt dadurch keine Personalrechte. Während der Zahlung meldet der Kiosk nicht automatisch ab.

Häufige Fragen und Fehler

• „Der Kartenleser ist auf diesem Gerät nicht angemeldet – bitte an den Kassenwart wenden.“: Am Kiosk mit Bluetooth-Leser hat sich auf diesem Gerät noch niemand mit Kassenrecht beim Leser angemeldet. Kiosk beenden, anmelden wie oben, Kiosk neu starten.
• Am Solo kommt nichts an: Das Solo muss eingeschaltet, mit dem Internet verbunden und gekoppelt sein. Zustand und Akku sehen Sie unter „Online-Zahlung“ neben dem Solo; notfalls „Trennen“ und neu koppeln.
• Der Knopf am Kiosk fehlt: Es ist nichts offen, der Schalter ist aus, SumUp ist nicht „Bereit“ – oder es ist Bluetooth gewählt und der Kiosk läuft in der WebApp oder in App 1.0/1.1. Dann die App im Store auf Version 1.2 oder neuer aktualisieren oder das Solo wählen.
• „Prüfen und speichern“ schlägt fehl: API-Schlüssel oder Händler-Code stimmen nicht. Legen Sie bei SumUp einen neuen Schlüssel an und tragen Sie beides erneut ein.
• Gebühren und Auszahlung laufen ausschließlich über SumUp direkt an den Verein. Die Gebühr sehen Sie in Ihrem SumUp-Konto.
• Erstattungen nehmen Sie in SumUp vor. Klären Sie solche Fälle mit dem Mitglied und buchen Sie bei Bedarf in der Verwaltung nach.